10 redenen waarom projecten falen

10 redenen waarom projecten falen

Een nieuw product lanceren? Een brug bouwen? Een digitaal selfservice platform implementeren? Grote changes of transformaties binnen bedrijven worden meestal via een projectmatige aanpak doorgevoerd. En met succes. Helaas kan het soms ook misgaan. Wat doe je daar dan aan en - beter nog - hoe voorkom je dat? Onderstaand artikel geeft een beknopt overzicht.

1. Best practices & lessons learned worden genegeerd

Er wordt helaas vaak niet of te weinig gekeken naar ervaringen uit vorige projecten. Het wiel wordt opnieuw uitgevonden dus. Ga daarom eens horen binnen je Project Management Office (PMO) of er informatie beschikbaar is en/of praat met experten van binnen of buiten het bedrijf die betrokken waren in gelijkaardige projecten. Het zal je een voorsprong geven in de verdere uitwerking van je project.

2. Mensen met de juiste skills zijn niet (meer) aanwezig

Het project team is uiteraard key in de oplevering van het project. Voldoende stilstaan bij de selectie, training & coaching van project medewerkers is daarom belangrijk. Betrek PMO & de respectievelijke resource managers. Als project manager is het ook je taak om het team gemotiveerd en betrokken te houden. Investeer in informele momenten en voldoende overleg.

3. Er is geen project sponsor (meer)

Zodra er geen executive sponsor meer is voor het project, is het project vaak aangeschoten wild. Bij de minste besparingsronde is er een hoge kans dat het project gestopt wordt of dat de beste resources weggetrokken worden uit het project. Bij een wissel in project sponsor is het steeds belangrijk om op zoek te gaan naar een nieuwe sponsor.

4. De klant is onvoldoende betrokken

Of het nu een interne of externe klant betreft, zorg altijd dat er voldoende afstemming is met de opdrachtgever en gebruikers van je project deliverables. Zorg dat de juiste personen aanwezig zijn tijdens requirement workshops & demo meetings, bekijk in detail wie mee test en laat de klant formeel zijn (no) go geven.

5. Deadlines en/of project benefits zijn onrealistisch

Als het plan systematisch uitgaat van het 'best case scenario' kan je al verwachten dat het moeilijk wordt om het projectresultaat te halen. Wees altijd conservatief in je inschattingen van project benefits en daarentegen eerder pessimistisch bij opmaak van het budget. Monitor ook steeds de progressie, zo kan je snel ingrijpen wanneer nodig en vermijden dat het project verder ontspoort.

6. Businessnoden veranderen

Als de businessnoden aanzienlijk veranderen (en dus mogelijk ook de project benefits), is het misschien aangewezen om het project vroegtijdig te stoppen. Vandaar ook het belang om continu te meten of de voorziene project benefits nog steeds haalbaar zijn. (Kleinere) veranderingen tijdens het project kan je echter niet vermijden.

Bepaal steeds samen met het project team de impact op scope/planning en budget en laat het project project steering committee (steerco) beslissen of je de change al dan niet implementeert.

7. De gekozen technologie/architectuur is achterhaald

Een verkeerd plan zal ook geen succesvol project resultaat geven. Helaas is de keuze van IT architectuur vaak een pure IT gelegenheid, zonder veel businessoverleg omtrent de pro’s en contra’s. Ten onrechte.

8. Het project is slecht gemanaged

Een ervaren project manager die zijn project proactief managet is key. Hoe passiever de PM, hoe meer kans op problemen en uiteindelijk projectfalen. Een goede project governance (zijnde inrichting van project steerco meetings & project gating momenten met senior management) moet dit bewaken.

Laat problemen ook niet aanslepen: kort op de bal spelen zal verhinderen dat issues groter worden. Investeer ook het meeste van je tijd in communicatie. Bekijk wie je stakeholders zijn en via welk kanaal en met welke frequentie je ze benadert.

9. Het project heeft een slecht gedefinieerde scope

Kort samengevat: des te minder tijd er gestoken wordt in de verduidelijking van de projectobjectieven, beschrijving van de deliverables (scope), out-of-scopes, project beperkingen en assumpties…, des te hoger de kans op projectfalen. Je kan deze redenering ook doortrekken naar de planning en budget baseline overigens.

10. De project manager verstaat de gebruikersnoden niet

Dit is een kwestie van attitude en investeren in ‘go and see’ momenten bij het begin en tijdens het project. Een project manager hoeft geen specialist te zijn maar hij moet de omgeving en business waar hij in actief is begrijpen. Volg eens een dag mee op de op de werkvloer, luister naar klantvragen, enzovoort. Het zal je als project manager helpen om de business beter te begrijpen.

Connecteer met 28.296 abonnees
Schrijf u in voor onze wekelijkse nieuwsbrief