Als je de investering maakt om een stand te houden op een beurs of evenement, dan is het wel de bedoeling dat je zoveel mogelijk bezoekers kan converteren tot nieuwe potentiële klanten. Het is oké om hebberig zijn! :)

Maar je kan je voorstellen dat niet iedereen staat te springen om zijn persoonlijke gegevens achter te laten in een langdradige enquête. Been there, done that.
Die aanpak werkt helaas niet (meer). Mensen begrijpen hoe langer hoe meer hoe waardevol hun contactgegevens zijn. Dat ze verwachten dat daar iets tegenover staat is dan ook vast geen verrassing.

Maar er is een alternatief!

Met een interactieve wedstrijd kan je makkelijk én snel alle nodige gegevens verzamelen en toch iets teruggeven aan je publiek.

Dat jij ondertussen nog steeds alle nodige gegevens weet te verzamelen én je aantal volledige profielen makkelijk kan verdubbelen is dus perfect. Je kan zo’n wedstrijd makkelijk (en goedkoop) zélf opzetten, compleet met spelelementen om de aandacht te trekken en vast te houden. In 7 praktische checks:

1. Bepaal je doelstellingen

Wat wil je bereiken met je aanwezigheid op dit evenement?

De tijd die mensen bij jouw stand zullen doorbrengen is vaak kort, probeer je dus op slechts één verwachting voor je bezoekers te focussen.

Wat wil je van hen te weten komen?

Die focus is ontzettend belangrijk, wist je dat ongeveer 80% van de standhouders op evenementen nadien niets meer doen met die gegevens?

Be the other 20%!

Je kan je doelstellen makkelijk bepalen door deze vragen te beantwoorden:

  • Waarom maak je deel uit van dit evenement?
    (Om je merkbekendheid te vergroten, om leads te verzamelen, …?)
    Baseer de rest van je doelen en communicatie uitingen op dit antwoord.
  • Waar staat je organisatie (en je stand) voor? Waarom is dit relevant voor de bezoekers?
    Probeer op een beperkt aantal selling points te focussen die volledig beantwoorden aan de noden van de aanwezige doelgroep. Ook in je communicatie voor- en achteraf, in je stand, je aanspreking, …
  • Wie is je doelgroep eigenlijk? Waarom komen deze mensen naar dit evenement denk je?
    Net als in een algemene marketingstrategie werkt het om je “ideale bezoeker” op voorhand te bepalen en je hele communicatie op die ene persoon af te stemmen. Concreet zijn, dat werkt!
  • Wat verwacht je dat bezoekers van je stand doen?
    (Feedback geven, inschrijven voor een nieuwsbrief, …?)
    Vertaal dit in één duidelijke, sterke call to action die je in al je communicatie verwerkt. En daarmee bedoel ik AL je communicatie: e-mails, kaartjes, stand, in de gesprekken die je met mensen voert, …

2. Kies je hardware

Kijk hiervoor opnieuw even terug naar je doelgroep: wat voor mensen komen er naar het evenement? Door communicatiemiddelen te kiezen waar je bezoekers zich comfortabel bij voelen, zal je de drempel om deel te nemen aan de wedstrijd verlagen.

Persoonlijk verkies ik iPads om mee te werken op evenementen, om een aantal redenen:

  • Ze zijn ontzettend makkelijk te gebruiken: iPads zijn erg gestandaardiseerd. Je kan verschillende versies hebben van de iPad, maar hun systeem ziet er telkens hetzelfde uit - in tegenstelling tot de ontelbare Android-varianten. Dat zorgt ervoor dat wanneer je met een app of webbrowser wil werken om je gegevens te verzamelen, je je geen zorgen hoeft te maken over compatibiliteit.
  • iPads zijn betrouwbare toestellen met een gebruiksvriendelijke en vooral intuïtieve interface.
  • Je kan de kosten beperken door een aantal toestellen te huren. Zeker wanneer je niet regelmatig deelneemt aan evenementen of beurzen, is het nuttig om te weten dat je voor korte periodes iPads kan huren.

Even ter info: één iPad air met de laatste versie van IOS en 4G voor één dag, kost ongeveer 30 euro.

Daarnaast wil je, wanneer je afhankelijk bent van technologie, niet voor verrassingen komen te staan op de dag zelf. Het is dan ook slim om een aantal checks te doen als voorbereiding op de grote dag:

  • Bepaal hoeveel mensen je stand zullen bemannen, zorg ervoor dat elke collega een toestel tot zijn beschikking heeft en voorzie er dan nog één à twee extra.
  • Houd de specificaties van je toestel in het oog: zorg dat het besturingssysteem up to date is, dat je over een recent model beschikt en dat het voorzien is van 4G.

Ook je toegang tot het internet speelt hier een cruciale rol:

    • Vertrouw nooit enkel op de Wi-Fi die de evenementorganisator voorziet, zorg voor een plan B.
    • Investeer in 3G simkaarten of een persoonlijke Wi-Fi hotspot die met 4G werkt.
    • Kies een tool waarmee je de wedstrijd kan maken en gegevens kan verzamelen die het ook mogelijk maakt om offline verder te blijven werken wanneer dat voorvalt.

En een aantal checks die je de dag zelf best nog doet:

  • Test of je wedstrijd op elk toestel werkt.
  • Zorg er nu al voor dat je batterij langer meegaat door gps-instellingen uit te schakelen en de helderheid van het scherm aan te passen.
  • Breng voldoende laders mee en zorg dat de toestellen op voorhand volledig opgeladen worden.

Kijk eventueel ook even hoe je dit op je stand kan voorzien. Is er bijvoorbeeld een stopcontact?

3. Selecteer een datacollectie tool

Vandaag kan je al ontzettend veel data van beursbezoekers te pakken krijgen via de organisatoren van die beurzen. Daar hangt nochtans een 'maar' aan vast: Als je de gegevens van deze bezoekers wil gebruiken om contact met hen op te nemen (bijvoorbeeld om promoties of nieuwsbrieven te versturen) dan heb je een opt-in nodig.

Het is zeker een goed idee om de algemene bezoekersdata te vergelijken met eventuele gegevens die je zelf in je eigen stand verzameld hebt. Maar de beste manier om waardevolle gegevens te verzamelen blijft wel: Do it yourself.

Er zijn ontzettend veel softwares die heel betaalbaar zijn en die je toelaten om dat op een vlotte, menselijke manier te doen. Een aantal tips die je in het achterhoofd kan houden bij de selectie. Kijk naar een tool die je helpt met:

  • Branding: Zeker op een beurs is een sterke visuele communicatie belangrijk. Door die rode draad ook in je wedstrijd door te trekken verhoog je de herkenning van je bezoekers.
  • Setup: Het is niet de bedoeling dat je voor zo één evenement de datacollectie enquête gaat heruitvinden, toch?
  • Gegevensverzameling met of zonder WiFi: Waarschijnlijk is de onbetrouwbare internetverbinding één van de allergrootste ergernissen voor standhouders. Als je niet zeker kan zijn van je verbinding, kies dan zeker een tool die ook blijft werken wanneer je offline bent.
  • Interactiviteit, een beetje plezier ook?: Tijdens een beurs heb je maar een klein venster waarin je bezoekers aan je kan binden. Gamificatie-elementen of interactiviteit toevoegen aan je vragenlijst kan je helpen om dat contactmoment zo memorabel mogelijk te maken.

4. Maak je basisvragenlijst

Afhankelijk van wat je wil te weten komen, en op wat voor evenement je je bevindt, kan deze vragenlijst wel heel erg verschillen.

Belangrijk is dat je allereerst de 'droge' versie van je enquête in elkaar steekt, zorg ervoor dat je zeker alle gegevens kan verzamelen die je écht nodig hebt. En niet meer dan dat!

Enkele tips:

  • Kijk in je gekozen software of ze een data collection template aanbieden die je kan gebruiken. Je kan ook online eens gaan rondneuzen.
  • Personaliseer de basisvragen zodat ze perfect bij je merkidentiteit passen.
  • Beperk jezelf liefst tot 5 vragen. (Maximum 7, niemand heeft zin of veel tijd om hier langer bij te blijven stilstaan). Zorg er ook voor dat je op voorhand de enquête eens laat beantwoorden door mensen in je omgeving. Zo krijg je een goed idee van hoeveel tijd het in beslag neemt en of je nog ergens kan inkorten.
  • Maak gebruik van functionaliteiten zoals Skip Logic (*), die verhogen de efficiëntie en relevantie van de vragen die je stelt.
  • Zorg ervoor dat de vragenlijst je toelaat om tijdens het invullen ook een gesprek aan te gaan met de bezoeker. Maak plaats voor face-to-face communicatie.

Mensen worden zich hoe langer hoe meer bewust van de waarde van hun persoonlijke data én van de gevaren die het delen van die data met zich meebrengt. (Moet ik de afkorting “GDPR” zelfs aanhalen?)

Het is goed om even stil te staan bij de relevantie van wat je vraagt aan je bezoekers. Is de informatie die je nodig hebt logisch in het kader van de beurs? Geef je duidelijk aan wat je met de gegevens zal doen en wat een bezoeker nog mag verwachten?

Als die eerste barrières aangepakt zijn, dan kan je nog op een paar manieren de drempel verlagen.

Want hoe gaat zo’n vragenlijst je nu leads bezorgen?

5. Voeg extra’s toe aan de basis

And this is where the magic happens…

Door je bezoekers te belonen, kan je hen extra stimuleren om je kwalitatieve informatie te bezorgen.

SCENARIO 1 - GOODIES!

Hoe?

Een wedstrijd is vaak de snelste en makkelijkste oplossing. Door een incentive te voorzien aan het einde van je enquête kan je alvast meer de aandacht trekken en geef je jezelf meer mogelijkheden tot persoonlijke interactie.

Door speelse features als een digitaal kraslot of een slotmachine te gebruiken waarmee je je prijzen weggeeft, maak je de ervaring net dat beetje speelser en specialer.

Wie?

Probeer iedereen te belonen.

Met één grote prijs kan je de aandacht van omstaanders trekken. Door een kleinigheidje te voorzien voor iedereen die meedoet, zal je snel alleen nog maar blije gezichtjes aan je stand zien.

Wat?

Zelfs als je beperkt bent in budget zijn er een paar goede opties die je kan meegeven als incentive. Denk maar aan loyalty points, een korting code, een extraatje in je product of service, … Kijk vooral uit dat wat je weggeeft relevant is in de context van de beurs én je merk.

Opgelet: Als je een wedstrijd opzet in je enquête, dan is het belangrijk dat je een duidelijk wedstrijdreglement voorziet. De stapjes in dit artikel helpen je om een basisreglement op te stellen.

SCENARIO 2 - ZELFKENNIS

Hoe?

Door je enquête te vermommen als quiz!

Tijd om de kracht van menselijke nieuwsgierigheid in je voordeel te gebruiken. Iedereen is eigenlijk wel benieuwd naar hoe goed hun gevoel voor mode is of welk soort auto het best bij hen past.

Een quiz stelt je in staat om nog steeds (op een speelse manier) gegevens te verzamelen van je bezoekers. Dat je ergens in het proces waarschijnlijk een formulier met demografische gegevens moet laten invullen, nemen mensen er graag bij.

Waarom werkt dat zo goed?

We horen gewoon graag of we ergens goed in zijn, of we ergens bij horen. Op die self-serving bias biedt een persoonlijkheidsquiz het perfecte antwoord.

In principe is dit ook een vorm van 'incentive' geven. Je helpt mensen in bepaalde categorieën indelen, je geeft hen een positieve bevestiging over zichzelf én ze leren iets bij.

Dat jij daarnaast perfect te weten bent gekomen wat hun voorkeuren zijn met betrekking tot jouw product of service is gewoon ontzettend handig!

6. Bouw je beursstand

Als het lukt, probeer dan met vertegenwoordigers je stand te bemannen. Een face-to-face aanpak werkt altijd beter, maar je kan er ook voor kiezen om je tablets via 'Kiosk mode' beschikbaar te stellen. Dat laat bezoekers toe om zelfstandig je enquête te beantwoorden.

Tip: In deze (Engelstalige) gids vind je alle stappen om je tablet in kiosk modus te zetten.

Als je met een team aan de slag gaat, hou dan deze tips nog even in het achterhoofd:

  • Anticipeer! Denk goed na hoeveel mensen je nodig hebt om je stand te bemannen? Hou daarmee rekening met de duur van je enquête, hoe lang zal iemand in gesprek zijn met een bezoeker, is er dan iemand beschikbaar die vragen kan beantwoorden? En ga zo maar door.
  • Maak een duidelijke briefing zodat elk teamlid hetzelfde verhaal vertelt en op de juiste doelstellingen voor het evenement focust.
  • Test samen de tablets en de enquête, zo ben je zeker dat je team alles op de juiste manier bedient en dat ze dezelfde verhaallijn volgen.

Extra tip voor een succesvolle beursstand: Voorzie een stevige call to action in het ontwerp van je stand. En maak het opvallend. EN GROOT.

7. De analyse en communicatie achteraf

80% van de standhouders op een beurs, doen nadien niets meer met de informatie die verzameld hebben. Ik val in herhaling, maar het is dan ook een ontzettend belangrijk inzicht.

Plan dus op voorhand wat je achteraf met alle nieuwe info kunt gaan doen.

Zorg dat bezoekers je onthouden met een opvolgmail:

  • Bereid emailtemplates voor, gebaseerd op de mogelijke antwoorden die respondenten kunnen geven. Je kan die templates in veel surveytools zelfs automatisch instellen zodat ze nog tijdens of vlak na het evenement al worden uitgestuurd.
  • Door die emails zo snel na het eerste contact te versturen, blijf je vers in het geheugen zitten!
  • Zorg voor een activatie in je opvolgmail. Bezoekers kwamen naar jouw stand én ze hebben je hun contactgegevens bezorgd. Wat verwacht je nu van hen?

Analyseer de verzamelde gegevens:

  • Heb je voor het evenement al een keer gegevens verzameld? Dan kan je die cijfers als norm om je nieuwe resultaten mee te vergelijken.
  • Neem je doelstellingen uit de eerste stap er terug bij en kijk hoe je die vragen nu kan beantwoorden, na het evenement.

Een aantal bijkomende cijfers die interessant kunnen zijn:

    • Hoe veel mensen waren er aanwezig op de beurs? En hoeveel daarvan hebben jouw stand bezocht?
    • Hoe veel van die bezoekers lieten ook hun gegevens achter?
    • Hoeveel van die bezoekers werden daarna een lead? En nog later misschien zelfs klant?

8. Stap 8 is voor jou!

Vond je de checklist nuttig? Dan hoop ik dat je hem kan gebruiken op je volgende evenement! Heb je vragen of wil je wat extra tips, laat ze gerust achter als commentaar!

(*) Skip Logic is een feature die je toelaat om op basis van een gegeven antwoord, een nieuwe vraag te tonen en eventuele onnodige vragen over te slaan. Als je bijvoorbeeld te weten wilt komen of een respondent getrouwd is, en die persoon zegt nee, dan is het niet nodig om alle volgende vragen die over het getrouwde leven gaan te stellen. Door Skip Logic consequent te gebruiken, versnel je de tijd die mensen in een enquête steken en jij weet zeker dat je enkel de antwoorden krijgt die je nodig hebt.