Productiever vergaderen? Deze 8 tips helpen je op weg!

Astrid Vandesompele
Door Astrid VandesompelePersoonlijk groeien
Productiever vergaderen? Deze 8 tips helpen je op weg!

Vergaderingen: veel werknemers reageren niet bepaald dolenthousiast als ze het woord horen. Ze vinden het slaapverwekkend of ronduit saai. Ze ergeren zich aan bepaalde collega's of aan het feit dat de vergaderingen altijd uitlopen.

Het kan echter anders: vergaderingen kunnen wel degelijk nuttig of zelfs leuk zijn. Hieronder hebben we 8 tips opgesomd die jouw vergadering een boost geven!

1. Zorg voor een duidelijk doel

Wat hoop je uit de vergadering te halen? Wat wil je bereiken? Stel jezelf deze vraag. Als je vergadering niet treffelijk voorbereid is, ga je niet gericht en georganiseerd te werk en verlies je tijd.

Veel bedrijven brengen hun mensen samen om te weten of ze goed bezig zijn en om te weten hoe iedereen het stelt, maar vaak is dat tijdverlies. Als je een goed functionerend team hebt en er is niet echt een specifiek probleem, is het eigenlijk niet nodig om je werknemers samen te roepen. Je haalt ze uit hun concentratie en vaak checken ze na een vergadering nog even hun mails en social media, waardoor er veel tijd verloren gaat.

2. Maak de vergadering gedenkwaardig

Laat ons eerlijk zijn, mensen vallen vaak in slaap tijdens vergaderingen. Soms schrijven ze amper iets op en missen ze zo belangrijke informatie. Dat kan je vermijden door een uniek element aan je vergadering toe te voegen. Je kan bijvoorbeeld je vergadering om 8u48 laten beginnen of een ludieke uitnodiging sturen voor de bijeenkomst. Verbied desnoods ook het gebruik van smartphones, laptops en tablets zodat mensen niet onnodig afgeleid raken.

3. Nodig de juiste mensen uit

Niets lastiger dan een inbox vol e-mails die niet voor jou bedoeld zijn. Hetzelfde geldt voor mensen die aanwezig zijn bij een vergadering die totaal niet relevant is voor hen: ze vallen in slaap.

Werknemers willen ook geen overuren doen door vergaderingen. Ze willen vaak gewoon hun werk doen zonder constant gestoord te worden. Jeff Bezos is bekend voor zijn 'twee pizza's'-regel: Op een vergadering nodigt hij slechts het aantal mensen uit dat hij kan voeden met twee pizza's. Vergaderen met een beperkte, relevante groep is namelijk veel efficiënter!

4. Zet agenda items om in concrete acties!

Vergaderingen dienen om bepaalde zaken te bespreken. Tijdens de voorbereiding leg je vast waarover je wil discussiëren. Het kan echter zijn dat je na de vergadering ondervindt dat niemand weet wat hij nu precies moet doen. Volgens Roger M. Schwarz, de auteur van 'Smart Leaders, Smarter Teams' is het beter om agendapunten om te zetten in concrete vragen. In plaats van bijvoorbeeld op je planning te zetten: 'Bespreek het videoschema', kan je schrijven: 'Wanneer zullen de video's gemaakt zijn?' Zo verlaat iedereen de vergadering met concrete actieplannen in je hoofd.

5. Zorg ervoor dat iedereen betrokken wordt

Het hele idee van vergaderen is dat er overlegd wordt en dat er ideeën worden uitgewisseld. Als slechts twee mensen praten terwijl er tien in de vergaderzaal zitten, kan je de vergadering niet productief noemen. Het is dus aan de organisatie om iedereen aan het woord te laten: zo krijg je een gevarieerdere kijk op de situatie.

Om dat te realiseren kan je volgende methodes gebruiken:

  • Werk met stellingen: Hiermee nodig je mensen uit om hun mening te vormen. Je kan ook opbouwende discussies uitlokken met stellingen.
  • Kleine groepjes: zoals we al zeiden, zijn mensen productiever in kleinere groepen. De drempel is minder groot om iets te zeggen. Laat bijvoorbeeld mensen eerst tegen hun buur van gedachten wisselen en koppel daarna terug naar de hele groep.
  • Rondje van de tafel: Het is interessant om af en toe een rondje van de tafel te doen. Op die manier kan iedereen zijn of haar mening kwijt omtrent een bepaalde vraag of een idee.
  • Schrijven: Sommige mensen hebben wat meer tijd nodig om hun idee of voorstel te formuleren. Het kan helpen als je een schrijftijd inbouwt, zodat iedereen tijd heeft om een voorstel uit te denken en te formuleren.

6. Rechtstaand vergaderen: een nieuwe trend!

Een mens is niet gemaakt om heel de dag stil te zitten. Probeer daarom eens om rechtstaand of wandelend te vergaderen. Natuurlijk werkt dat niet met een grote groep, maar als je maar met drie bent, is het een aanrader! Bewegen triggert nieuwe inzichten. Het is bewezen dat men tijdens het wandelen in een andere omgeving veel meer inspiratie heeft.

7. Houd de timing in de gaten

Stem per agendapunt de duurtijd af en respecteer het vooraf bepaalde start- en einduur. Houd je aan de voorziene vergaderuren en zorg ervoor dat die niet te lang uitlopen. Als een vergadering toch langer duurt dan voorzien, maak dan duidelijk dat je er bewust van bent en beloof de uitgelopen tijd te beperken tot een kwartier bijvoorbeeld.

Voorzie voor een vergadering die langer dan twee uur duurt korte pauzes, want dat is broodnodig. Leg vooraf vast hoe lang de onderbrekingen duren.

8. Sluit de vergadering af met een positieve noot

Het lijkt een klein gebaar, maar laat de deelnemers altijd weten dat hun aanwezigheid en bijdragen op prijs gesteld worden. Doe dat altijd aan het einde van de vergadering, mensen onthouden opmerkingen die dan gemaakt worden beter.

Binnenkort vergader jij een stuk efficiënter!