​Wat gebeurt er als je zes bedrijven, elk met hun eigen cultuur en systemen, samenbrengt onder één dak? Voor PolySto Group betekende het: kansen én complexiteit. Als specialist in hygiënische afwerking van voedselruimtes stond de organisatie voor een cruciale vraag: hoe creëer je overzicht en grip als de basis zo versnipperd is? CFO Christiaan De Page weet het antwoord. "Je kunt pas bouwen aan de toekomst als je zicht hebt op alle cijfers, dankzij één databron als fundament.”

PolySto Group is gespecialiseerd in de hygiënische afwerking van ruimtes waar voedsel wordt verwerkt: wandbekleding, plafonds, deuren, stootranden en wandbescherming. Alles is ontworpen om productieruimtes in de voedingssector bestand te maken tegen intensief gebruik, agressieve reiniging en bacterievorming. "Wij zitten in een heel specifieke niche," zegt Christiaan De Page. "Onze materialen zijn zo degelijk en duurzaam dat er geen barsten kunnen ontstaan. Geen barsten betekent geen bacteriën. Kwaliteit en vakmanschap, dat is waar we voor staan.” En die kwaliteit wil PolySto Group doortrekken naar de eigen bedrijfsvoering.

Van versnipperd naar overzicht

Voor 2021 bestond PolySto Group uit zes afzonderlijke entiteiten. “Ze zaten weliswaar onder één dak, maar werkten volledig los van elkaar, met verschillende systemen en werkwijzen,” legt Christiaan uit. “Dat creëerde versnippering en een gebrek aan overzicht. De nieuwe aandeelhouder verwachtte duidelijke marges, maar de eerste cijfers lieten afwijkingen zien.” Voor Christiaan was het duidelijk: zonder grip op de cijfers kun je niet sturen. “Je kunt pas bouwen aan de toekomst als je zicht hebt op alle cijfers en data,” zegt hij.

Samen met CEO Jasper De Jaeger bracht Christiaan structuur door alle entiteiten samen te brengen in één softwareomgeving, waardoor er een eenduidige financiële basis ontstond voor de volledige groep. Tegelijkertijd werd ook de rapporteringsfrequentie verhoogd. Waar er vroeger slechts periodiek werd gerapporteerd, werd de opvolging nu maandelijks gemaakt, waardoor het team sneller kon bijsturen en direct inzicht kreeg in prestaties. “Die regelmaat maakt een groot verschil,” aldus Christiaan. “Je ziet meteen waar kansen liggen en waar optimalisatie nodig is.”

​Je kunt pas bouwen aan de toekomst als je zicht hebt op alle cijfers en data - Christiaan De Page, CFO bij Polysto Group.

Meer overzicht, gezondere marges

Met alle entiteiten in één systeem werd het mogelijk om financiële en operationele processen echt te stroomlijnen. Van aan- en verkoop tot productie, werkorders, voorraadbeheer en supply chain. Dankzij die eenduidige financiële basis werden analyses en rapportages betrouwbaar en gestructureerd.

“Automatisering helpt ons om veranderingen efficiënt door te voeren en grip te houden op de organisatie. Door werkuren en tarieven nauwkeurig te volgen, konden we ook de calculatie aanscherpen en de facturatie beter afstemmen op de werkelijkheid. Zo behaalden we snel weer gezonde marges.” Parallel werkte het team aan kostenoptimalisatie en een scherpere salesaanpak voor verdere verbetering.

Exact als partner

PolySto Group koos de bedrijfssoftware van Exact als het centrale ERP-systeem dat alle financiële en operationele activiteiten ondersteunt. “Offertes maken, orders opvolgen, factureren… Alles loopt via dezelfde vloeiende cyclus,” legt Christiaan uit. “Die eenvoud helpt ons om veranderingen vlot door te voeren.”

Voor de meer complexe projectopvolgingen koppelt PolySto gespecialiseerde tools aan Exact Online, waardoor de verschillende processen naadloos geïntegreerd zijn, terwijl AI steeds meer routinetaken overneemt. “Dankzij de PSD2-bankkoppeling worden banktransacties automatisch ingelezen, waarna het matchen en boeken binnen Exact Boekhouden Online gebeurt. Waar dit vroeger handmatig gebeurde, verloopt het nu volledig automatisch, met minder handelingen en een hogere nauwkeurigheid,” aldus Christiaan.

​Dankzij de directe koppeling tussen Exact Online en de bank worden transacties automatisch gematcht en geboekt, bijvoorbeeld.

Internationale groei en partnerschap

Onlangs zette PolySto Group een belangrijke stap in haar internationale strategie door een partnership aan te gaan met Hydewa. Beide bedrijven behouden voorlopig hun eigen werking, maar stemmen hun processen stelselmatig op elkaar af. “Zo kunnen de operationele structuren van beide bedrijven elkaar optimaal ondersteunen.”

Of verdere internationale expansie op de agenda staat? “We verwachten dat er in de toekomst nog andere acquisities bijkomen,” knikt Christiaan. “Dat biedt extra kansen voor de financiële afdeling om processen verder te optimaliseren. De basisstructuur is stevig gelegd, zodat alle verdere groei hierop kan voortbouwen.”

Key takeaway

Christiaans advies aan ondernemers: “Zorg voor één betrouwbare bron van cijfers en data. Pas dan kun je rapporteren, analyseren, forecasten en bijsturen. Dan krijg je echt grip op je organisatie en kun je duurzaam groeien.”