Voor het ene bedrijf is de trend ‘BYOD' een goed klinkend excuus om kosten te besparen. Voor het andere bedrijf is het een inspiratiebron om kritisch te kijken naar de eigen werking. Daardoor opteren ze dan voor een aanpak in lijn met hun missie en visie en als onderdeel van een geïntegreerd HR-beleid, rekening houdend met de spelregels van de markt(en) waarin men actief is. De tweede aanpak klinkt misschien complex, maar geniet veruit de voorkeur. Waarom?

Voor

Feit is dat de meeste mensen liever niet met 2 gelijkaardige toestellen rondlopen waarbij de ene voor de privésfeer is voorbehouden en de andere voor een professionele context: die twee sferen lopen vandaag steeds vaker door elkaar en dat is meteen één van de redenen waarom mensen het ‘privé'- toestel ook voor hun werk gaan inschakelen.

Daarnaast is het materiaal en de software in veel bedrijven/scholen verouderd tegenover wat werknemers thuis ter beschikking hebben. Nog een reden om te verkiezen met je eigen toestel te werken: je werkt er immers efficiënter mee…daar kan een werkgever niets tegen hebben. Of toch?

Tegen

Dat is echter buiten de ICT-afdelingen en Risk managers van bedrijven gerekend. Zij verliezen immers de controle over de toestellen die in de onderneming gebruikt worden 'Bring your own DANGER' of ‘Bring your own DISASTER' is hoe de trend door veel tegenstanders omschreven wordt. Dat ze daarin niet altijd begrepen worden door goedbedoelende, gemotiveerde werknemers mag duidelijk zijn.

Maar ook de HR-departementen weten niet goed hoe om te springen met het gegeven. Enderzijds het fiscaal aspect van 'het voordeel van alle aard' en anderzijds die houding van de vakbonden tegenover het feit dat de werkgever dan plotseling niet meer instaat voor de middelen die een werknemer nodig heeft om zijn job naar behoren uit te voeren.

Het zijn terechte bezorgdheden, maar daarom het kind met het badwater weggooien, is onterecht.

Oplossingen

Er bestaan technologische oplossingen voor een groot deel van de problemen die ICT- en HR-departementen aanhalen. BELTUG, de grootste onafhankelijke groep van ICT Managers (www.beltug.be) doet een aantal aanbevelingen in het kader van ‘Mobile Device Management'.

  • Zo bestaat er software die het mogelijk maakt om alle gegevens te wissen van toestellen wanneer die gestolen worden of verloren raken, mits de goedkeuring van de medewerker uiteraard, want ook alle privégegevens worden op die manier gewist.
  • Door middel van toegangscontrole via codes kan men nog altijd een overzicht bewaren van wie wat doet op het bedrijfsnetwerk, ook met een eigen toestel. Sedert de introductie van cloud-technologie is dat gegeven toch al minder aan de orde.
  • Het is nuttig om een apart mobiel WIFI-netwerk voor de mobiele toestellen te maken om het verbruik binnen de perken te houden en over dat gebruik wordt best heel open gecommuniceerd.
  • Je hoeft als bedrijf ook niet alle toestellen aan te bieden, je kan een aantal types toestellen voorstellen waaruit kan gekozen worden: zo blijft het beter beheersbaar voor ICT-ondersteuning.
  • Uiteraard moet geïnvesteerd worden in antivirusprogramma's en lokale firewalls die gebruikers niet kunnen afzetten.
  • Het gaat ook niet op om toegang tot sociale media te blokkeren op het bedrijfsnetwerk: beter is om afspraken te maken hoe om te gaan met sociale media en welke rol werknemers daarbij kunnen spelen.
  • Met verzekeraars worden ook best afspraken gemaakt in verband met verlies of schade aan eigen toestellen: wie gaat dan voor vervanging zorgen en voor de kosten opdraaien?
  • Bovendien vragen de meeste toestellen toegang tot gegevens en diensten van de bedrijfsinfrastructuur. Daarom worden diverse abonnementen door werkgevers aangeboden. Deze abonnementen vallen dan onder de 'voordelen van alle aard'. Op vlak van de voordelen van alle aard kun je als werkgever een ruling afspreken met de fiscus, zodat de tarieven en bedragen realistischer zijn en overeenkomen met de realiteit. Een alternatief is dat de toestellen en abonnementen die door werknemers zelf aangekocht en afgesloten worden, vergoed worden door de werkgever via een onkostenvergoeding voor het professioneel gebruik.
  • De communicatie naar de eigen medewerkers over wat het bedrijf wel en niet betaalt en waarom, moet in ieder geval heel duidelijk uitgewerkt worden in een policy, er moeten glasheldere afspraken gemaakt worden met de ‘Comp&Ben' verantwoordelijke, indien nodig op maat van elke medewerker, maar zorg er wel voor dat u niemand discrimineert. Bovendien is het aangewezen dat u overleg pleegt met uw vakbondsafvaardiging.

What's in it for your organisation?

Kan BYOD iets betekenen binnen de context van uw organisatie? Die vraag beantwoordt u best zelf. Daarbij houdt u bij voorkeur rekening met de verwachtingen van uw medewerkers & hun graad van interesse/kennis van digitale tools, de richtlijnen die binnen uw sector/vakgebied gevolgd worden en in hoeverre u daarin vrijheid hebt om af te wijken.

Als u beslist om ervoor te gaan, betrekt u er best alle stakeholders bij zodat de beslissing gedragen wordt in de hele onderneming en iedereen een oplossing kent voor zijn ‘bezorgdheid' zodat er niet teveel weerstand komt die had kunnen vermeden worden. Een aantal van die bezorgdheden kon u hier lezen. Ongetwijfeld leven er in uw onderneming nog wel enkele specifieke.

Op die manier kan de introductie van een BYOD-policy in combinatie met ‘Mobile Device Management' een waardevol onderdeel worden binnen het beleid dat u voert in het kader van het aantrekken en behouden van gemotiveerde werknemers die heel graag efficiënt willen werken maar wel op een manier en met de middelen die het beste bij hen passen.

-- --

Vond je dit artikel waardevol? Deel het dan hieronder via Twitter, Facebook of Linkedin.

Volg je @bloovi al op Twitter? #bloovi