Renee Agneessens, People & Performance director bij LeasePLan België

Na bijna anderhalf jaar mogen bedrijven opnieuw de deuren voor hun medewerkers openen. Ondanks de goede voornemens met betrekking tot de nieuwe manier van werken en ondanks de ervaringen die we opgedaan hebben, verwachten sommige organisaties hun mensen terug fulltime op kantoor, terug naar het oude normaal. Hierdoor missen ze de uitgelezen kans om hun ervaringen te koppelen aan een aangepaste visie over werken.

Terwijl de ene medewerker staat te springen om naar z’n vertrouwde werkplek terug te keren, is de andere wat terughoudender. De pandemie heeft een zware impact gehad op elk van ons en de angst zit er nog steeds in. We mogen niet verwachten dat iedereen deze periode met een vingerknip achter zich laat. Iedereen verwerkt dit op zijn/haar eigen manier. Als werkgever kan je tijdens deze overgangsperiode op drie manieren het verschil maken:

1. Zoek naar manieren om deze periode als organisatie af te sluiten

Rituelen zijn er in ons leven om periodes af te sluiten en/of nieuwe periodes in te gaan. Een ritueel is een transitiemoment. Denk maar aan een doop, een huwelijk, een lentefeest, het suikerfeest. Ook deze pandemie vraagt om een afsluiting zodat we naar een nieuw begin kunnen gaan. Hierdoor beseffen medewerkers dat het écht voorbij is, als individu en als groep.

De meeste organisaties doen dit al op bedrijfsniveau door over cijfers te communiceren of aan te kondigen dat ze opnieuw naar een normaal ritme overschakelen. Vergeet daarbij zeker de mensen in de organisatie niet. Als bedrijf kan je een groepsmoment organiseren (van zodra het kan en mag) om terug te blikken, af te sluiten en verder te gaan. Dit kan zeker gepaard gaan met de nodige ‘fun’. Centraal staat wel het verwerkingsproces als groep.

Ook als individu is er nood om af te sluiten. Voor een leidinggevende zijn voelsprieten vandaag meer dan noodzakelijk. Elke medewerker heeft iets meegemaakt. Van sommigen weet je het, anderen verkiezen dit niet te delen. En toch zal je als leider je voelsprieten moeten blijven uitsteken en kwetsbare vragen blijven stellen. Hoe gaat het nu met je? Ik wil je helpen, wat kan ik doen? Ik zie dat het moeilijk is voor je, ik kan goed luisteren.

Natuurlijk zijn leiders geen therapeuten en kunnen ze niet alles oplossen. Het gaat ook niet om het oplossen op zich. Het gaat over beluisterd worden en begrip tonen, ook al kan je de situatie niet veranderen. Ook nadien loont regelmatig praten, totdat de medewerker het gevoel heeft de gebeurtenissen achter zich te kunnen laten.

Denk zeker ook aan nieuwe mensen die tijdens de pandemie aan boord kwamen. Zij hebben veel van hun collega’s nooit gezien, zelfs al werken ze in theorie al maandenlang samen. Bij LeasePlan gaan we voor alle nieuwkomers bijvoorbeeld een ‘speed date’ organiseren waarbij ze van tafel naar tafel verhuizen om met de ‘anciens’ van het bedrijf kennis te maken.

Hoe je het ook aanpakt, sluit deze periode in elk geval goed af. Maak duidelijk dat de pandemie voorbij is en dat mensen zich net als het bedrijf op de toekomst mogen richten.

2. Vraag medewerkers hoe zij de nieuwe manier van werken zien

Nu we van telewerk geproefd hebben, ook al was het op een bruuske manier, is het voor zowel werkgevers als medewerkers duidelijk dat we nooit meer volledig naar de situatie van voor de pandemie terugkeren. Elk bedrijf moet deze oefening voor zichzelf maken en een policy vormgeven. Daarbij moet het zeker zijn medewerkers betrekken.

Ben je van plan om van het kantoor een ontmoetingsplek of samenwerkingsruimte te maken, vraag dan ook aan je medewerkers hoe zij dit zien. Pols naar hun ervaringen met telewerk en naar wat ze zelf positief of negatief vonden. Je kan niet alle commentaren meenemen, maar evalueer wel elke feedback op een transparante manier en integreer deze in je nieuwe verhaal.

Iemand die telewerk lastig vindt omdat hij thuis geen goede bureaustoel heeft, kan je als werkgever gemakkelijk helpen door het juiste materiaal te voorzien of de nodige onkostenvergoeding uit te betalen. Merk je op dat iemand om 20 uur nog e-mails verstuurt, help hem dan om op de rem te gaan staan en maak hem duidelijk dat je niet verwacht dat er zo laat nog wordt gewerkt.

Help medewerkers de work-life balans in evenwicht te houden. Zo’n persoonlijke behandeling vraagt veel energie van leidinggevenden en schrikt hen vaak af. Toch is het essentieel voor een vlotte omschakeling. Dit is change management.

3. Zet in op sterk leiderschap

Leidinggevenden spelen dus een cruciale rol in dit verhaal. Ze moeten er voor zorgen dat medewerkers zich voldoende erkend voelen, en voelen is wel degelijk de juiste term. Wees daarom niet bang om naar mensen te luisteren en samen met hen de ‘purpose’ van werken op kantoor te herontdekken. Ook voor de leidinggevende zal dit een aanpassing worden. Je zal de stappen zetten van controle naar vertrouwen, van sturing naar zelfsturing. Je zal de medewerkers handvaten dienen aan te reiken om meer zelfsturend te zijn zodat deze, wanneer hij/zij van thuis werkt, de nodige veerkracht heeft, de nodige data om de eigen prestaties te beoordelen, enzovoort.

Natuurlijk hebben we duidelijke afspraken nodig maar de nieuwe manier van werken biedt ook de gelegenheid om een paar negatieve gewoontes die we de laatste maanden samen ontwikkelden aan te pakken. Denk maar aan hoe sommige mensen zich zonder adempauze van de ene Teams-meeting naar de andere begaven. In een ideale werkdag zou je bijvoorbeeld kunnen afspreken om per dag nog drie meetings van maximaal 45 minuten te organiseren, zodat iedereen genoeg tijd heeft om informatie te verwerken en taken uit te voeren en af te ronden.

Conclusie

Werkgevers staan voor de uitdaging om die goede balans te vinden tussen tele- en kantoorwerk. Werken van thuis komt de productiviteit ten goede, zeker wanneer dit in een evenwicht kan met werken op kantoor. Werken op kantoor draagt dan weer bij tot de bedrijfscultuur.

Een goed evenwicht sluit een goede connectie niet uit. Wanneer medewerkers dit begrijpen en deel willen uitmaken van deze evenwichtsoefening, dan plukt iedereen daar op termijn de vruchten van.