De pen, de Dopper, de blocnote van recycled papier: logo erop, de tote bag in en tadaa: de apotheose van een eerste werkdag. Is de tas met gebrande goodies ook bij jou hét onboarding pareltje? Dan valt er nog veel meer te halen uit je checklist. Want samen met het ‘Grote Beleid Rond Hybride Werken’ dat momenteel bij elk bedrijf op de tekentafel ligt, zal ook het onboarden van nieuwe gezichten mee transformeren naar een proces waarbij je vooral investeert in verbinden, ontmoeten en engageren.

De added value van een goede onboarding is niet ver te zoeken. Veel meer dan een informatieoverdracht over practicals en de heritage van je bedrijf, schuilt de echte kracht van onboarden in een vlotte instap in de bedrijfscultuur, en het leggen van waardevolle contacten met de mensen waarmee je een veelvoud aan uren zal doorbrengen. Met aanzienlijk minder fysieke kantoormomenten in het nieuwe werken wordt dat stukje verbinden des te belangrijker om te bewaken wanneer een nieuwe collega opstart. Investeren in cultuurconnectie en interpersoonlijke dynamieken blijft een onvoorwaardelijke accelerator voor het engagement van je medewerkers om samen impact te creëren als bedrijf. Tijd voor tips dus.

Time is mon... more

Breed investeren in mensen en cultuur: November Five, het full-service digital transformation agency uit Antwerpen, beschreef het eerder als een kernactiviteit. We vroegen hen hoe zij vanaf dag één de verbinding opzoeken, en kwamen terecht bij Ilse Rabau - Internal Communications Manager en onboarding go-to bij November Five. Haar onboarding advies start trouwens al enkele weken voor die eerste werkdag, bij een goed geplande tijdsinvestering. Het echte verschil bij onboarden maak je dus met iets dat de facto geen geld kost: tijd nemen. Je ROI schuilt ‘em in geëngageerde en snel productieve medewerkers. De tote bag hoort erbij... en ligt een week later ook alweer in de kast.

In deze tien onboarding insights deelt Ilse hoe je meer verbinding kan genereren dan een aaneenschakeling van presentaties en een ongepland bezoek aan de IT helpdesk. Een must-read voor iedereen met ownership over het verwelkomen van nieuwe medewerkers die hun one shot to make a first connection niet willen verschieten.

1. Preboarding: onverkend terrein in de employee journey

Tussen de contractondertekening en de eerste werkdag zijn de ogen en oren van een nieuwe medewerker helemaal op jou als nieuwe werkgever gericht, en liggen de quick wins voor het rapen. Claim je touchpoints in deze preboarding fase: een kort mailtje, een telefoontje, een oldskool kaart per post. Tijdsinvestering: enkele minuten.

2. Wees volgelopen agenda’s voor

Een onboarding in goede banen leiden betekent meerdere mensen en meerdere agenda’s op elkaar afstemmen. Plan ruim op tijd een opstartmeeting met de go-to personen voor de aankomende collega, beslis samen over een logische volgorde voor kennismakingsgesprekken en introsessies, en blokkeer vooral de volledige eerste werkdag in de agenda van de betrokken teamlead.

3. Coach the coach

Een leidinggevende blijft voor een nieuwe medewerker vanaf dag één een coach op heel wat manieren. Een onboarding is typisch erg teamlead-afhankelijk, en zo hoort het ook: een authentieke werkrelatie start bij elkaars handleiding leren lezen vanaf dag één. Het heeft dus geen zin om met politiepet de rol van een betrokken teamlead te beperken tot een robot met een lijstje af te vinken to do’s. Wel loont het om af en toe wat te porren over essentiële acties, of bij gelegenheid wat content (zoals een mailtje tijdens de preboarding fase, remember) voor te kauwen.

4. Laat hardware obstakels de eerste dag niet vervuilen

Als je nog een hardware horde moet nemen op de eerste werkdag, wees dan maar zeker dat je met je gezicht eerst de grond opgaat. Blunders als hmm ben niet helemaal zeker of je laptop klaar ligt en die van IT is vandaag niet binnen besmeuren en verkorten een dag die bij iedereen blijft hangen. Bij November Five regelen we de Mac overhandiging met set-up guide zelfs al de week voor opstart: meteen een ideale gelegenheid om een nieuwe collega op kantoor te ontvangen, buiten de klassieke gezonde zenuwen van de eerste werkdag om. Die eerste werkdag heb je enkel nog een kwartiertje nodig om in te checken of de set-up vlot is verlopen. Alle overige kostbare tijd kan naar de essentie: informeren en ontmoeten.

5. De eerste dag op kantoor - no matter what

Met het loslaten van de verplichting tot telewerk zouden bedrijven beboet moeten worden op een digitaal georganiseerde ontvangst. Fysieke interacties vertellen honderd keer meer over hoe een nieuwe medewerker erin zit op z’n eerste werkdag. Bovendien zijn de wandelgang-momenten onbetaalbaar voor die verkennende verbinding met de bedrijfscultuur.

6. Practice what you preach

Een bevlogen intro tot je company values de ideale sessie voor een eerste werkdag. Zowat alle vision & value statements ter wereld bulken van de dure woorden. Het verschil maak je door vanaf dag één aan te tonen dat je het meent. Bij November Five inspireren we elke nieuwe medewerker op de eerste werkdag met een What We Stand For sessie. We are human is een fundament van onze bedrijfscultuur, en dus maken we die eerste dag tijd voor ontmoeting en connectie, eerder dan een marathon infosessies waarvan je brein gaat garen.

7. Vertel een verhaal met je welkomstgeschenk

Jawel, ook bij November Five ontvang je die welcome bag. Ondanks een bezielde koffiecultuur, bevat deze geen koffietas met logo; wel enkele items in het verlengde van de company values.

8. Verzilver je branding vooral waar er nood aan is: informatie

In een verse werkomgeving volgen de informatiegolven elkaar snel op. Creëer een goed gedocumenteerde en toegankelijke houvast, zodat je nieuwe medewerker niet op een halfbakken vlot, dan wel op een cruiseschip binnenvaart. Bij November Five designen we voor elke nieuwe medewerker een persoonlijke Boarding Pass: een on brand helikopterview van alle basics - zoals jobinhoud, KPIs, teamleden, team ceremonies en een overzicht van zowel de bedrijfsbrede tools, als rolspecifieke tech stack. Ook voor een teamlead is het voorbereiden van dit document dé oefening om niet tijdens, maar nog voor opstart de jobinhoud te finetunen, practicals te inventariseren en nieuwe teamdynamieken te anticiperen.

9. Manage je verwachtingsmanagement

Het is geen rocket science dat heel wat nieuwe medewerkers zich durven onrustig voelen over de snelheid waarmee ze verwacht worden productief te zijn in hun rol. Waarom niet benoemen? Bij November Five sluiten we diezelfde Boarding Pass af met zes accomplishments die we na zes weken verwachten van een nieuwe collega. Ook daar ligt de focus niet enkel op rolinhoud, maar minstens evenveel op connecteren met anderen.

10. Vraag om feedback

Wil je weten hoe nieuwe medewerkers het onboardingproces ervaren? Dan vraag je er toch gewoon naar. Al op het einde van de eerste werkweek plannen we bij November Five een korte, informele retrospective. Een maand na opstart polst onze Talent Manager in een check-in naar de match met de jobverwachtingen, het team en November Fiver als bedrijf. Na een week of zes volgt ook een onboarding survey waarmee je de kwaliteit van je proces kwantificeert, erover kunt rapporteren en kan ingrijpen wanneer je score een deuk oploopt.

Niet onbelangrijk als afsluiter: elke onboarding blueprint kan je blijven finetunen. Neem dus vrede met het idee dat je sleutelt aan een work in progress. Niet enkel is het een dankbaar onderdeel van je employee journey om af en toe onder handen te nemen; het houdt je proces ook scherp. Hoe je het ook aanvliegt: maak er een hoeksteen van in je HR of Internal Comms beleid, want met een doordachte tijdsinvestering ben je de grote winnaar in the long run.