Voka trekt aan de alarmbel: "Ondernemers moeten zich dringend beter wapenen tegen fraude"

Het zal je maar overkomen: een van je beste managers heeft een groot bedrag overgeschreven naar een buitenlands rekeningnummer. Hij heeft dat gedaan – zo zegt hij – op jouw vraag. Achteraf blijkt dat criminelen al geruime tijd in je mailbox zijn ingebroken om te bestuderen hoe jij communiceert met je medewerkers. Vervolgens hebben ze je e-mailadres vervalst – net één lettertje verschil – en op een onbewaakt moment hebben ze zich als jou voorgedaan en je manager gevraagd de betaling uit te voeren.

Elke dag worden bedrijven geconfronteerd met fraude, vaak ook intern. Toch zijn veel ondernemers zich niet bewust van de gevaren van fraude. Hans Maertens, gedelegeerd bestuurder van Voka: “Vaak realiseren ondernemers de gevaren van fraude wanneer het te laat is. Nochtans is een goed anti-fraudebeleid essentieel. Zonder fraude zou de winst van veel bedrijven kunnen verdubbelen.”

"Gemiddeld duurt fraude tot twee jaar en kost het 5 procent van de omzet"

Bedrijven kunnen vandaag heel wat zaken doen om fraude te voorkomen en te bestrijden. “Anti-fraudebeleid werkt het best in een cultuur van vertrouwen waarin personeel wordt gestimuleerd om zelfstandig en kritisch te zijn. In een speak-up cultuur zullen collega’s elkaar aanspreken op ongewenst gedrag.” Aldus Sonny Luypaert, partner bij EBBEN Partners. “Ongeveer de helft van de fraudegevallen komt aan het licht na een tip van een collega.” Een andere goede tip volgens Sonny is om te werken met duidelijke functiescheidingen. Daarbij worden taken en bevoegdheden aan verschillende personen toegewezen zodat een interne controle mogelijk wordt.

"Gemiddeld duurt fraude in een bedrijf anderhalf tot twee jaar en kost het op jaarbasis 5 procent van de omzet”, aldus Hans Maertens. “Dat zijn enorme cijfers. Bedrijven die een anti-fraudebeleid hebben en toch nog geconfronteerd worden met fraude, lijden gemiddeld 50 procent minder schade dan bedrijven die dat niet hebben. Daarom kan het belang van goede voorlichting niet onderschat worden.”

Enkele voorbeelden van acties tegen fraude:

• Stel een gedragscode op: bedrijven die een gedragscode hebben ontwikkeld en die toch een fraude meemaken, hebben de helft minder schade dan bedrijven die geen gedragscode hebben. De gedragscode bevat praktische aanwijzingen voor het handelen door het personeel in gevoelige en moeilijke omstandigheden, zoals ethische dilemma’s. Deze proactieve bedrijven hebben minder fraude, ontdekken fraude in een vroeger stadium, en hebben een meer succesvolle respons.
• Zorg voor een vertrouwenspersoon: anti-fraudebeleid werkt het best in een cultuur van vertrouwen waarin het personeel wordt gestimuleerd om zelfstandig en kritisch te zijn. In een speak-up cultuur zullen collega’s elkaar aanspreken op ongewenst gedrag. Vertrouwenspersonen moeten echt te vertrouwen zijn en toegankelijk zijn voor alle lagen van het personeel, in alle vestigingen. En je moet er met alle soorten problemen bij terecht kunnen: niet alleen met pesten of discriminatie, maar ook met andere afwijkingen van de gedragscode. En met dilemma’s.
• Verhoog het bewustzijn over fraude binnen het bedrijf: het management kan ongewenst gedrag en fraude bespreekbaar maken; het kan immers overal gebeuren. Tijdens management- en personeelsmeetings wordt telkens kort stilgestaan bij gevallen die in de krant stonden of die in de sector gebeuren. “Liever niet bij ons!” Dit kan ook op het eigen intranet, in het personeelsblad, en tijdens werkgesprekken. Ook kunnen cases worden besproken, in spelvorm aangeboden (‘serious gaming’) of teaser-video’s worden gemaakt met levensechte voorbeelden. Ten slotte kan dit alles worden verwerkt in de toelichting op de gedragscode, bij indiensttreding en bij latere updates.
• Verhoog de jobrotatie: verplichte jobrotatie is een maatregel waardoor er niet langdurig verborgen afspraken kunnen bestaan met klanten en leveranciers of tus- sen collega’s onderling. Ook de maatregel van verplichte vakantieopname doorbreekt systematische fraudesystemen. Wanpraktijken op het werk kunnen worden blootgelegd door middel van personeelstevredenheidsonderzoeken en exitinterviews.

Wie meer wil weten, kan ook de Voka Wijzer lezen die Voka schreef in samenwerking met EBBEN Partners en advocatenkantoor Olislaegers & De Creus.