De ene is al wat beter in het indelen van de dag dan de ander. Dat is een kwestie van mentale ingesteldheid: hoe goed kan jij plannen, bijzaken van hoofdzaken onderscheiden, prioriteiten stellen, en uiteindelijk de gekozen taak in één rechte lijn tot een goed einde brengen? Met volgende praktische tips uit de whitepaper van Teamleader kan je al heel wat verschil maken. Meer tips rond time management? Download de whitepaper boordevol tips & tricks hier!
1. Pak het vooral slimmer aan
Time management draait niet om zoveel mogelijk taken uitvoeren, wel om efficiëntie. Focus dus op wat écht telt. Voer liever minder taken uit die veel opleveren in plaats van veel werk met weinig meerwaarde.
2. Verdrink niet in wat je gedaan wil hebben
De snelste manier om je moed te verliezen, is stilstaan bij alles wat nog gedaan moet worden. Besef dat ernaar staren een taak niet korter zal maken. Bepaal je prioriteiten en zorg ervoor dat je je daarop kan richten.
3. Wijd al je aandacht aan je huidige taak
Laat je niet te gauw afleiden en spits je op één taak toe. Multitasking is vaak niet zo’n goed idee: mensen zijn – zo wees recent onderzoek nogmaals uit – namelijk niet gebouwd om zich op meerdere zaken tegelijk te concentreren.
4. Laat altijd ademruimte
Hol niet van het ene project naar het andere, maar probeer tussendoor je hoofd leeg te maken. Je hersenen zullen je dankbaar zijn. Zonder buffer loop je bovendien altijd het risico op een domino-effect wanneer een project uitloopt, waardoor je vervolgens al je deadlines zal moeten verschuiven.
TIP: Iedereen stelt weleens een vervelende taak uit, maar voor 15 tot 20% van de wereldbevolking vormt het een chronisch probleem. Dat probleem identificeren is een goed begin. Clarry Lay’s Procrastination Scale (1986) is daarvoor een prima startpunt.
5. Begin er op tijd aan
Dingen uitstellen bezorgt je zoveel meer stress dan ergens op tijd aan beginnen. Volgens psycholoog Clarry Lay is uitstelgedrag de kloof tussen de tijd waarin we een project willen uitvoeren en de tijd die we er uiteindelijk aan besteden. Die kloof wegwerken, is volgens Lay de sleutel tot efficiënter time management en een betere prioriteitsbepaling.
6. Leer nee zeggen
Verantwoordelijkheid opnemen kan je dwingen om je tijd beter te leren beheren, maar je schiet makkelijk je doel voorbij. Op een bepaald moment moet je opportuniteiten leren weigeren. Probeer je enkel te engageren voor zaken waar je 100% achter staat en waarvan je weet dat je er (voldoende) tijd voor hebt – kwaliteit boven kwantiteit!
7. Laat je niet a eiden door details
Perfectionisme doet projecten langer aanslepen dan nodig. De mens is van nature geneigd om zichzelf voortdurend te evalueren, maar je moet weerstaan aan de drang om elk minutieus detail meteen te verbeteren. Neem beter grote stappen, werk het leeuwendeel af en ga pas achteraf bijstellen of herwerken.
8. Leg deadlines vast
Besteed je tijd niet onherroepelijk tot een project volledig is afgewerkt. Je kan jezelf beter een (haalbare) tijdslimiet opleggen. Zeg bijvoorbeeld: hier werk ik drie dagen aan. Die tijdslimiet zal je vervolgens motiveren om tijdsefficiënter te werken. Deadlines zorgen bovendien voor meer productiviteit, sense-of-urgency en concrete actieplannen.
9. Hou vast aan wat je vooropstelt
Doorzettingsvermogen en toewijding zijn essentieel voor efficiënter time management. Als je zaken vooropstelt, zie er dan ook op toe dat ze werkelijk uitgevoerd worden. Stilstaan is achteruitgaan!
