Donovan l’Espoir (Geurts Verfgroothandel): "We automatiseren niet om personeel te vervangen, maar om het hen gemakkelijker te maken"

Vandaag staat er een efficiënt en wendbaar bedrijf met maar liefst drie vestigingen, maar als je vijf jaar geleden Geurts Verfgroothandel binnenstapte, waande je je terug in de tijd, zowel voor als achter de schermen. “Er was geen automatisering, geen voorraadbeheer en zo goed als niks was geautomatiseerd”, vertelt ondernemer Donovan l’Espoir.

Alles was een beetje gissen, en pas op het einde van het jaar kreeg je de volledige cijfers en wist je of je het goed gedaan had.” 

En toch twijfelde hij geen seconde om met zijn vennoot de zaak over te nemen. Want zij zagen vooral wat beter kon.

Van schilder tot zaakvoerder

Als vaste klant van de winkel, kende Donovan zowel de sector als de winkel als z’n broekzak. Hij begon te schilderen op zijn veertiende en richtte wat later ook zijn eigen bedrijf op. “Maar eigenlijk sprak het verkopen van verf mij altijd al meer aan,” bekent hij. Toen hij vijf jaar geleden de kans kreeg om de groothandel, waar hij zelf klant was, over te nemen, twijfelde hij dus niet lang. 

Particulieren welkom 

Eén van de grootste aanpassingen die de vennoten doorvoerden, was het openen van de deuren voor particulieren. Van een pure groothandel veranderde Geurts zo in een speciaalzaak voor verf, lakken, verftoebehoren en een stukje industrie. Kortom: alles wat een schilder - professioneel of niet - nodig heeft om een woning af te werken. 

"Met de groothandel in verf naar de schilder toe zijn we groot geworden, en dat zal ook altijd de core business blijven", benadrukt Donovan. "Maar daarnaast hebben we ook ontzorgen van particulieren stelselmatig uitgebreid, zodat we op een gegeven moment alles kunnen aanbieden wat met afwerking te maken heeft."

Zo openden ze twee jaar geleden een professionele showroom van 400 vierkante meter en werden er ook twee extra vestigingen aan het verfimperium toegevoegd: zowel in Gemert als in Maldegem stapten trouwe partners als franchisenemers mee in het project. 

Al die vernieuwingen brachten de nodige investeringen met zich mee, maar nooit heeft Donovan willen inboeten op zijn kernwaarde: klantvriendelijkheid. “Service staat bij ons echt op één. Zo zorgen we er met een grote stock voor dat we bijna altijd kunnen leveren, en leveren we dat snel: vaak heb je wat je nodig hebt dezelfde dag nog in huis.” 

Daarmee leggen ze de lat hoog. Om een grote stock aan te leggen moet je weten wat goed verkoopt, en levering op de dag zelf vraagt een strakke opvolging van bestellingen. 

Timemanagement 

“Twee mensen waren de hele dag bezig met bestellingen en aankoopfacturen. Ze liepen door de rekken, noteerden op papier wat besteld moest worden en mailden dan leveranciers.” legt hij uit. “Als er een klant in de winkel naar een product vroeg, wisten we vaak wel dat het op was, maar om te weten of het al besteld was, moest je naar de aankoper, die dat dan in zijn mails moest gaan zoeken. Dat werd onhoudbaar.” 

Al na een paar maanden werd duidelijk dat er ingezet moest worden op automatisering. “Niet om personeel te vervangen, wel om het hen makkelijker te maken.” Het droomscenario is dat onze  medewerkers acht uur lang met de klant en de verkoop bezig kunnen zijn. "Dan ben je bezig met waar je je geld mee verdient.” 

Acht maanden doorbijten

Om zijn ambities voor automatisering waar te maken, koos Donovan voor Exact. De eerste stap was het zorgvuldig overbrengen van alle bestaande gegevens naar het nieuwe systeem. Omdat het oude systeem geen mogelijkheid bood om de data via Excel te exporteren, zette Donovan alles handmatig over: elk artikel, elke klant en voor iedere professionele klant de bijbehorende prijslijsten en kortingen. “Dat heeft mij acht maanden onafgebroken werk gekost.” Die investering heeft zich ondertussen al lang en breed terugverdiend en legde de basis voor wat daarna mogelijk werd. Met alle data goed gestructureerd in Exact ontstond de ruimte om processen verder te automatiseren en de onderneming verder uit te bouwen. Voor Donovan voelde dat als een belangrijk kantelpunt: “Toen alles in de database zat had ik echt het gevoel: nu ben ik klaar om te gaan ondernemen.”

Plots zicht op de marge

Want waar het runnen van de groothandel vroeger vooral tasten in het duister was, had Donovan nu plots zicht op de cijfers. “Als iemand mij vroeger vroeg hoeveel marge ik op jaarbasis op klant A maakte, had ik geen idee. Vandaag volg ik onze marges op wanneer ik wil, zodat er tijdig kan bijgestuurd worden waar nodig.” 

Hetzelfde geldt voor de voorraad. In plaats van aankopers elke dag de rekken te laten afschuimen, kan Donovan nu zelf zien welke artikelen goed verkopen en welke niet. Het resultaat? Veel minder stock die niet verkoopt. “Vroeger zat ik met oude stock waarvan ik niet eens wist dat die niet verkocht werd, dat is nu ondenkbaar.”

Als iemand mij vroeger vroeg hoeveel marge ik op jaarbasis op klant A maakte, had ik geen idee. Vandaag volg ik onze marges op wanneer ik wil, zodat er tijdig kan bijgestuurd worden waar nodig.

Donovan l'EspoirMede-eigenaar · Geurts Verfgroothandel

Voor iedereen een open boek

En die transparantie blijft niet hangen bij het management, want ook het team kijkt mee met de omzetcijfers. “Cijfers maken zichtbaar hoe goed ze het die maand gedaan hebben. Je kan wel merken dat het druk is, maar het is vooral fijn om te horen dat er veel verkocht is, en daar wil ik iedereen in meenemen.” 

Die openheid werkt in twee richtingen, want ook als het een maand minder goed gaat, wordt dat openlijk besproken, zegt Donovan. “Dan steken we de koppen bij elkaar: wat kunnen we anders doen?” Want de mensen in de winkel horen dingen die hij zelf misschien niet meekrijgt. 

Het succes van Geurts is dus het succes van het hele team, want Donovan wil liever geen traditionele leider zijn. “Ik doe alles in samenspraak met het team, en zal nooit een beslissing doordrukken zonder dat ik mijn personeel achter mij heb.”

Dat bleek nog maar eens toen het op een gegeven moment wel erg druk werd, en Donovan twijfelde of het team uitgebreid moest worden. “Op dat moment kon ik echt naar hen toestappen en zeggen: het is druk, dat vraagt veel van iedereen, maar nu iemand aannemen is een risico als we daarna merken dat het weer terugvalt.” Het team besliste toen zelf om nog even af te wachten en te bekijken of ze het zelf zouden aankunnen. 

"Het is belangrijk dat ze dat eerlijk tegen mij kunnen zeggen", zegt Donovan, “want mijn ideeën zijn niet altijd de beste ideeën." (lacht)

Eerst de foutjes eruit, dan opschalen

Met drie filialen, 14 personeelsleden en nog 2 jobstudenten zijn er al flink wat ambities waargemaakt, maar op de groei van Geurts staat voorlopig geen eindpunt. Donovan blijft zoeken naar opportuniteiten, van nieuwe winkels tot een breder aanbod. 

Al is dat nog niet voor meteen, benadrukt hij. Want bij elke uitbreiding volgt hij dezelfde logica: eerst alles intern op orde hebben, voor ze de volgende stap zetten. Een hoofdzetel en twee filialen die van daaruit beleverd moeten worden, daar horen groeipijnen bij. Zo is het de bedoeling om een structuur op te zetten met de zaak in Lanaken als hoofdzetel en de twee filialen daaronder, waarbij alle orders en facturen van de drie zaken automatisch samenvloeien tot een beweging. Ook prijsstijgingen en andere aanpassingen worden centraal geregeld.  

“Ik wil 90% op punt hebben staan voor ik naar de volgende stap ga. Als je ziet dat het hier nog niet goed zit, en je begint aan een derde of vierde zaak, dan sleep je die pijnpunten gewoon mee.”

Het verhaal van Geurts Verfgroothandel bewijst dat groei in een handelsbedrijf niet alleen in de winkel gebeurt. Het leeuwendeel van het werk zal de klant nooit te zien krijgen: een correcte voorraad, automatische bestellingen, nauwe opvolging van marges en filialen die probleemloos vanuit één centraal punt beleverd worden.

Automatisering is voor Donovan geen doel op zich, maar een middel om te kunnen ondernemen volgens drie pijlers: efficiëntie, wendbaarheid en klantvriendelijkheid. Met de overstap naar de bedrijfssoftware van Exact koos hij bewust voor een stevig fundament, van waaruit hij verder kon bouwen aan duurzame groei.