De juiste documenten zoeken in de papierwinkel, gegevens van aandeelhouders en bestuurders checken en dubbelchecken, zoeken naar de speld in een hooiberg van informatie: menig bedrijfsjuristen- en adviseurs slaken hierover een diepe zucht. Ook Maarten Poulussen. Als gewezen corporate lawyer kent hij die administratieve rompslomp maar al te goed. Daarom startte hij in 2018 Corporify op. “Een tool die het werk van heel wat legal professionals in bedrijven een stuk vereenvoudigt”, aldus de CEO.
Corporify is ontstaan uit enkele frustraties van Poulussen. De “101 kleine dingen” waar hij zich als bedrijfsadvocaat moest mee bezighouden, hielden hem meer en meer weg van de kern van zijn job. “Volmachten opmaken en tijdig ondertekend verzamelen, mandaten checken, wie hoeveel aandelen heeft, bij welke persoon of dienst dit of dat document ligt, noem maar op. Ik was te veel bezig met juridische administratie in plaats van juridische begeleiding”, zegt hij. “Op de duur vroeg ik me af of dit nu de meerwaarde is van mijn functie als advocaat en of dit allemaal niet beter kon.”
Beter kon het zeker, zo blijkt. Poulussen lanceerde samen met software engineer Andy Kellens begin 2018 Corporify, een Saas-platform. Olivier Van Borsel sloot zich vorig jaar aan bij het team als CCO om vanuit zijn ervaring ook grote nieuwe klanten te werven en nieuwe partnerships op poten te zetten. Met klanten als Burger King, Deloitte Legal, Buysse & Partners, House of HR en Loyens & Loeff in het klantenbestand kan Corporify rekenen op grote namen die zich ondertussen al achter hun tool scharen.
Single source of truth
De essentie van Corporify rust op drie pijlers. “Eerst en vooral centraliseert onze tool alle juridische informatie en structuren van vennootschappen. Gaande van aandeelhoudersinformatie tot contracten en aktes”, legt Poulussen uit. Die ‘Single source of truth’ is cruciaal in het verhaal van Corporify.
Eén van de struikelblokken in grotere bedrijven is om alles gestructureerd bij te houden. Daar worden vaak Excel-bestanden voor gebruikt, maar die laten veel ruimte voor menselijke fouten. “En dat kan je als bedrijf geld kosten. Met Corporify staat alle info verzameld op één punt. Zo kunnen bedrijfsjuristen, compliance officers en adviseurs snel aan specifieke informatie. Dat bespaart hen al veel tijd. Bovendien geeft het systeem hen alle nodige reminders en alerts voor, bijvoorbeeld, deadlines. Dat geeft dan weer wat rust, want het systeem onthoudt alles voor hen”, zegt de CEO.
Eén van de struikelblokken in grotere bedrijven is om alles gestructureerd bij te houden. Daar worden vaak Excel-bestanden voor gebruikt, maar die laten veel ruimte voor menselijke fouten
Het tweede belangrijke aspect van Corporify is de data-driven automatisatie. “Daarbij staat efficiëntie centraal”, zegt Van Borsel. De tool automatiseert een aantal processen die manueel veel tijd in beslag nemen. Poulussen haalt een ander voorbeeld aan: “Soms heb je dringend een handtekening nodig van een bestuurder. Vroeger zou je dat document doormailen, die persoon moet het dan afdrukken, handtekenen, inscannen en terugsturen. Met Corporify kan dat allemaal digitaal. Veel eenvoudiger en veel sneller.”
De derde pijler van Corporify draait rond het delen van informatie. “We hebben ook een portaal waar alle informatie toegankelijk voor is andere belanghebbenden, zoals CFO’s, investeerders of collega’s van andere diensten.”
Mee met de digitalisering
Poulussen ziet zijn tool als een digitale ID-kaart van vennootschappen. “Alle correcte gegevens van een organisatie zijn erop te vinden. Ze staan niet in de mailbox van één persoon of in een map op de desktop van een andere. Nee, alles staat op een veilige plek verzameld.”
Daarmee wordt ook vermeden dat gegevens verloren gaan wanneer een werknemer het team verlaat, pikt Van Borsel in. “We horen vaak van klanten dat dat een probleem is dat ze met onze tool eindelijk kunnen aanpakken, want als bedrijf kan je je echt niet permitteren dat iemands vertrek gepaard gaat met informatieverlies.”
De voorbije maanden zijn nog meer bedrijven gaan beseffen dat digitaliseren meer dan ooit van belang is. “Door de coronacrisis werken meer mensen thuis. Organisaties werden hierdoor verplicht na te denken over hoe ze informatie met elkaar veilige kunnen delen op afstand”, legt Van Borsel uit. “Met Corporify hebben we bewezen dat we meer zijn dan een comfortoplossing of een nice to have”, vult Poulussen aan.
Eerste stappen in het buitenland
Poulussen, Van Borsel en collega’s ondervinden dat er niet alleen bij ons, maar ook in het buitenland vraag is. Het bedrijf staat dan ook op het punt om de internationale weg in te slaan. “We zijn nu vooral actief in de Benelux, maar we hebben ook al een klant in Duitsland. We zijn onze tool aan het klaarstomen voor een echte internationale roll-out”, zegt Poulussen.
Het team kijkt hiervoor naar samenwerkingen met buitenlandse partners, zoals advocatenkantoren en adviseurs. “Want de Spaanse wetgeving is niet dezelfde als de Belgische”, zegt Van Borsel. “Onze tool is bruikbaar voor om het even welk land, maar de juridische saus die erover moet, passen we telkens aan. Buitenlandse partners kunnen ons daarbij helpen om de legal logic van hun land in onze tool te steken.”
We blijven aan onze tool werken om nog meer toegevoegde waarde te creëren voor onze klanten
Het team achter Corporify is ambitieus. “Het is uiteraard onze bedoeling om een grote speler te worden”, zegt Van Borsel. Maar alles begint met een goed product, en dus streeft het team ernaar om continu te verbeteren. “We zeggen niet tegen onze klanten: ‘hier is onze tool en dat is wat het dan’. Nee, we blijven eraan werken om nog meer toegevoegde waarde te creëren voor onze klanten.”
Dat past helemaal in de filosofie van het jonge bedrijf, ‘lean legal’. Oftewel: “processen verbeteren door alle administratieve ballast eruit te halen en terug te gaan naar de essentie”, concludeert Poulussen.
Wil je ook minder tijd verliezen aan juridische administratie en procesbeheer? Ontdek hier hoe Corporify je kan helpen met de centralisatie, toegankelijkheid van juridisch informatie en data-driven automatisatie binnen jouw bedrijf.
