"Je kreeg een visitekaartje. Mag je die persoon mailen?"

Een visitekaartje op een beurs is op zichzelf geen geldige toestemming om iemand aan je nieuwsbriefbestand toe te voegen. Toestemming onder de GDPR moet vrij, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig gegeven zijn. Een kaartje in je hand voldoet daar zelden aan.

Waar moet je als ondernemer rekening mee houden?

• Kan je van elk adres de herkomst aantonen?

• Is de toestemming vrij, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig gegeven?

• Ligt er een verwerkersovereenkomst met de tool waarmee je verstuurt?

Voor bestaande klanten kan onder bepaalde voorwaarden een uitzondering gelden, waardoor je geen afzonderlijke toestemming nodig hebt. Je mailtool verwerkt bovendien persoonsgegevens in jouw opdracht, en daar hoort een overeenkomst bij. Je verwerkingsregister moet je sowieso op vraag kunnen tonen, ook als je met vijf mensen bent.

Wat betekent dat concreet?

Doe de test van tien. Open je lijst, neem tien willekeurige adressen en probeer bij elk te zeggen hoe het erin beland is. Wat je niet kan plaatsen, is een risico.

Zet de herkomst vanaf nu als vast veld in je mailtool: beurs, formulier, klant, download. Dat kost je niets en het beantwoordt de vraag van de GBA in één klik.

Haal daarna het aangekochte of meegebrachte bestand eruit. Een kleinere lijst met een duidelijke herkomst presteert beter en kost je geen nachtrust.

Een mailinglijst is een bezit. Alleen wanneer je kan uitleggen hoe ze is opgebouwd.