"Wie mag er bij jou eigenlijk tekenen?"

Een salesmanager tekent een raamcontract van drie jaar met een grote klant. Alles loopt goed tot er een discussie komt over de levertermijnen. De klant laat de statuten nakijken en stelt vast dat twee bestuurders samen moeten optreden. Plots gaat het gesprek over de geldigheid van het contract in plaats van over de levering.

Dit zien we vaker dan je zou denken. Een bedrijf groeit, mensen tekenen omdat ze altijd al tekenden, en niemand kijkt ooit terug naar wat er in de statuten en de publicaties staat.

Waar moet je als ondernemer rekening mee houden?

• Wie staat er vandaag in de Kruispuntbank en in de publicaties als bestuurder?

• Moeten die bestuurders alleen optreden of samen?

• Welke volmachten gaf je aan medewerkers, en staan die ergens op papier?

“Een bestuurswissel die nooit gepubliceerd raakte, is een klassieker”, aldus Bogaerts. “Op papier tekent er dan iemand die er al twee jaar niet meer zit.”

Wat betekent dat concreet?

Check eerst je eigen huis. Open je publicaties en leg ze naast de werkelijkheid. Elke wijziging in het bestuur hoort gepubliceerd te zijn.

Geef daarna je mensen een geschreven volmacht met een duidelijke grens, in bedrag en in materie. Wie tot vijftigduizend euro mag tekenen, weet dan ook wanneer hij moet doorverwijzen.

En bij een nieuwe tegenpartij: vraag gewoon wie bevoegd is om te tekenen. Dat duurt een minuut en het haalt een heel discussiepunt weg.

Een handtekening van iemand zonder bevoegdheid maakt je contract zelden meteen waardeloos. Het geeft de andere partij wel een argument dat je liever niet op tafel ziet liggen.