Hoe automatiseer je HR-processen in een KMO met meerdere vestigingen? Verfspecialist Paintfactory met 40 medewerkers verspreid over 6 filialen, had een HR-uitdaging om u tegen te zeggen. Voor Paintfactory was het dé reden om zich vier jaar geleden te wagen aan het automatiseren van HR-processen en daar hebben ze nog geen seconde spijt van gehad. Meer transparantie, meer menselijk contact en een duidelijkere blik op de toekomst: HR-verantwoordelijke Charlotte Van Damme en marketingmanager Milo De Weweire blikken terug op hoe bedrijfssoftware hun organisatie van binnenuit versterkte.

Wie is Paintfactory?

Matte muurverf heet er gewoon ‘Muur mat’, ze produceren hun verf zelf en met een gloednieuwe webshop willen ze iedereen zélf aan het schilderen krijgen: Paintfactory is allesbehalve een doorsnee verfbedrijf. Ze onderscheiden zich door een obsessie met toegankelijkheid. Het gamma is ontworpen om begrijpelijk te zijn, zonder vakjargon. "Verf moet niet ingewikkeld of duur zijn", zegt Milo. "We proberen het zo toegankelijk mogelijk te maken voor onze klanten."

Dat doen ze uitsluitend via eigen kanalen: met zes winkels in Vlaanderen en een webshop. Ook de verf zelf wordt binnen groep Bevepe, waar Paintfactory deel van uitmaakt, geproduceerd. Een bewuste keuze, vertelt Milo. "We willen én kwaliteit aanbieden, én onze keten kort houden.” Een visie die binnenkort nog versterkt wordt met een gloednieuwe webshop. “De webshop die we over een maand lanceren, wordt veel meer dan een webwinkel. Bezoekers zullen er kunnen ontdekken welk gereedschap ze nodig hebben, hoe ze een klus aanpakken en kunnen inspiratie opdoen via tutorials, blogs en referentiebeelden.” De webshop wordt, zegt Milo, hun "zevende winkel".

Een nieuw sociaal secretariaat, een nieuwe wind

Verspreid over die 6 winkels en de webshop werkt een team van veertig mensen. Gaande van productie en magazijn tot commerciële binnendienst en winkelpersoneel. En om dat allemaal in goede banen te leiden: HR-verantwoordelijke Charlotte Van Damme. Van rekrutering en onboarding tot talentontwikkeling, cultuur en interne processen: zij behoudt het overzicht. “Maar denk nu niet dat ik hier in mijn ivoren toren zit. HR is een proces waar tal van mensen bij betrokken zijn en dat we zo transparant mogelijk willen houden: we zijn een KMO en we zijn één team.”

In het kader van die transparantie, begon Paintfactory vier jaar geleden met een digitale transformatie. De aanleiding was de samenwerking met een nieuw sociaal secretariaat dat ons HR-bedrijfssoftware aanbood als onderdeel van het pakket. Van de typische KMO met versnipperde Excel-bestandjes, een aparte verlofkalender en veel verdwaalde mailtjes, evolueerde het HR-beleid van Paintfactory geleidelijk aan naar één overzichtelijk platform, waar iedereen makkelijk en snel vindt wat ze nodig hebben.

Van de typische KMO met versnipperde Excel-bestandjes evolueerde het HR-beleid naar één overzichtelijk platform

Transparantie voor leidinggevenden ...

Door de digitalisering krijgen leidinggevenden nu allemaal toegang tot dezelfde gegevens. Van verlofaanvragen, loonhistorieken, carrièreplanning tot groeigesprekken en meer. Dat creëerde iets wat onmisbaar is in een groeiend bedrijf, vertelt Charlotte: gedeelde verantwoordelijkheid. “Vroeger zat alles verspreid in kasten, maar nu heeft iedereen met de juiste verantwoordelijkheden toegang tot exact dezelfde gegevens. Die transparantie, gecombineerd met het gebruiksgemak van de bedrijfssoftware, dat is een enorme vooruitgang."

Ook de verslagen van de ‘groeigesprekken’, die Paintfactory regelmatig voert met werknemers vinden hun plek in de tool. “We noemen het zo, en niet ‘evaluatiegesprekken’, omdat we vooral willen inzetten op groei. Die nuance is klein, maar betekent veel. De verslagen van die gesprekken worden centraal bijgehouden: leidinggevenden slaan ze op in de bedrijfssoftware van Exact Officient, zodat er een historiek ontstaat per medewerker. Hoe is iemand geëvolueerd, welke afspraken zijn er gemaakt, wat zijn de ambities?”

... en voor medewerkers

De continuïteit die zo’n tool creëert, helpt niet alleen HR, maar ook de medewerkers zelf. Want ook zij kunnen in de tool gaan terugkijken naar de verslagen van hun eigen traject, zodat misverstanden verleden tijd zijn.

Maar ook op andere vlakken krijgen medewerkers meer eigenaarschap over hun dossier. Ze hebben toegang tot hun kerngegevens, zoals contracten, addenda en de loonhistoriek, en kunnen zelf de verantwoordelijkheid nemen voor documenten die ze nodig hebben, legt Charlotte uit. “Vroeger moesten medewerkers naar mij komen voor een kopietje, nu kan ik hen gewoon naar Exact Officient verwijzen. Zelfs mensen die administratief minder sterk zijn, kunnen op die manier heel gemakkelijk werken.”

Al bij de onboarding maakt Charlotte nieuwe mensen wegwijs in de tool: “We maken samen een account aan en overlopen alles, zodat iedereen snel vertrouwd raakt met het platform.” En dat verloopt erg vlot. “Binnen de kortste keren zie ik dat het profiel actief wordt, iedereen lijkt echt mee te zijn met de digitalisering.”

Digitale bruggen tussen eilandjes

De digitale verbinding kwam net op tijd voor Paintfactory, meent Charlotte. Want met zes vestigingen loop je al snel het risico dat die filialen uitgroeien tot aparte eilandjes. “Dat gebeurt, als je groeit. Als je je collega’s maar één of twee keer per jaar ziet, en verder alleen maar mails krijgt, dan is de binding met de lokale winkel sterker dan die met Paintfactory. We willen vermijden dat de afstand tussen onze mensen te groot wordt, en daar helpen digitale tools enorm mee.”

Een voorbeeld daarvan is de gedeelde verlofkalender. Medewerkers die kunnen zien wanneer collega’s afwezig zijn, plannen hun eigen verlof bewuster en bewaken zo samen de continuïteit, in plaats van daarvoor te moeten vertrouwen op een supervisor hogerop. Ook de automatische melding bij de goedkeuring van een verlofaanvraag maakt een verschil: “Medewerkers weten zo dat het oké is en moeten niet meer afwachten of iemand hun aanvraag wel gelezen heeft.”

Alle kennis centraal verzameld

Een andere pijler van de digitalisering binnen Paintfactory is de Academy, een kennisdatabank. Daarin kan iedere werknemer functiebeschrijvingen van collega’s raadplegen, maar ook nieuwsberichten lezen en informatie vinden over de missie en waarden van het bedrijf. Charlotte: “Iedereen kan de jobomschrijving van collega’s zien en dat neemt heel wat frustraties weg. Het schept helderheid over wie wat doet.”

Dat zorgt voor transparantie, maar tegelijk ook voor zelfredzaamheid. Want als er vragen zijn, kan Charlotte simpelweg naar de Academy verwijzen. “Daarmee willen we mensen aanmoedigen hun eigen weg te vinden in de informatie. Het stimuleert ook het engagement: dat ze de moeite doen om kennis te vergaren, in plaats van telkens aan te kloppen bij de HR-afdeling."

Vernieuwen is goed, maar we houden het simpel

Voor Charlotte is er één constante in het streven naar vernieuwing: minder is meer. Haar advies voor HR-verantwoordelijken die willen starten met digitalisering of automatisering? “Kies één goede tool en blijf daarbij. Want als je alles in verschillende tools gaat steken, verlies je je jezelf. Alles gecentraliseerd op één platform, dat werkt het beste.”

Om dat mogelijk te maken, heb je een tool nodig die met je meegroeit, zegt ze, en dat is wat Exact Officient ook doet. Zo heeft Paintfactory recent de module voor onkostennota's in gebruik genomen. Vroeger bracht een medewerker een papieren bonnetje binnen. Nu scant hij het in via de tool op zijn smartphone en wordt het automatisch verrekend. ”Dat is prettig voor iedereen,” klinkt het, “en het bespaart mij enorm veel tijd.”

Meer automatisering, meer menselijkheid

Maar het gaat niet alleen om het elimineren van papierwerk, besluit Charlotte. “​Het lijkt soms wat contradictorisch, maar automatisering helpt énorm op menselijk vlak. Als je groeit en je wil mensen toch centraal zetten, dan is dit de manier.” Investeren in automatisering is dus meer dan alleen maar dat, klinkt het. “Het is net omdat we geloven in mensen, dat we willen investeren in tools die hen sterker, zelfstandiger en meer verbonden maken.”

"Digitalisering helpt enorm, ook op menselijk vlak. Het lijkt soms contradictorisch. Maar als je groeit en je wil toch mensen centraal zetten, dan is dit de manier. Ik voel dat de mensen het apprecieren."

​Wil je meer weten over het automatiseren van HR-processen? Bekijk dan de oplossing Exact Officient.