​Op 1 januari 2026 wordt elektronische facturatie via het PEPPOL-netwerk verplicht voor alle Belgische bedrijven. Geen uitzonderingen, ongeacht de grootte van je onderneming. Een wettelijke verplichting of vooral een kans? Beide, zegt Geert Grauls, e-facturatie expert bij Exact. In dit artikel zoomt hij dieper in op de vele voordelen die e-facturatie kmo’s oplevert en stipt hij aan wat er gebeurt als je niet PEPPOL-ready bent op 1 januari volgend jaar.

Exact heeft de afgelopen maanden een duidelijke trend gezien: ondanks de vakantieperiode zagen ze het hoogste aantal registraties op PEPPOL van dit jaar. Toch blijft de helft van de kmo’s nog altijd uitstellen. Dat is zonde, want de gevolgen van te lang wachten zijn niet min.

​Boetes vanaf 01/01/2026

Vanaf 1 januari 2026 kunnen bedrijven die niet PEPPOL-ready zijn en dus geen e-facturen versturen, rekenen op stevige boetes, zo staat in het Koninklijk Besluit. De eerste overtreding levert een waarschuwing op, maar daarna wordt het snel duur: 1.500 euro voor de tweede keer, 3.000 euro voor de derde, en 5.000 euro vanaf de vierde overtreding. "Het zijn echt zware boetes, ongeacht het bedrag van de factuur," geeft Geert Grauls, E-facturatie expert bij Exact, mee.

Maar de financiële impact gaat verder dan alleen boetes. Wie geen elektronische facturen kan versturen of ontvangen, kan zijn cashflow in de problemen brengen. "Als je geen e-facturen kunt versturen, is je klant ook niet meer verplicht om ze te betalen. De enige officiële factuur wordt vanaf 2026 een PEPPOL-factuur."

​Voordelen: sneller, slimmer en veiliger factureren

Dat e-facturatie meer is dan een wettelijke verplichting blijkt uit de vele voordelen die het ondernemers biedt. “E-facturen leveren veel efficiëntie en tijdwinst op”, vervolgt Geert. “Er is geen handmatige invoer meer nodig, dus minder kans op fouten en een veel snellere verwerking.” Bovendien komen elektronische facturen vaak met een QR-code of betaallink. "Zo’n facturen worden doorgaans sneller betaald. Ongeveer 50% wordt binnen de week betaald, en van die 50% wordt 80% op de dag zelf betaald." Een simpele aanpassing die je cashflow drastisch kan verbeteren.

Er zijn ook technische voordelen. Bij de huidige vorm van factureren worstelen OCR-scanners vaak met verschillende lay-outs en schrijfkwaliteit. Elektronische facturen daarentegen hebben een vaste structuur. "Elke factuur heeft dezelfde structuur, dezelfde gegevens zitten op dezelfde plaats. We weten perfect hoe die factuur moet geboekt worden." Hier komt kunstmatige intelligentie om de hoek kijken. Exact software leert van herkenningspatronen: als een bepaalde omschrijving altijd op dezelfde grootboekrekening geboekt wordt, gebeurt dat de volgende keer automatisch. "Op die manier kun je eigenlijk je inkomende facturatie volledig automatiseren."

Voor accountants betekent dit een pak minder kwartaalstress. "Vandaag wachten veel zelfstandigen tot het einde van het kwartaal om hun aankoopfacturen door te sturen naar hun boekhouder. Dat zorgt voor tijdsdruk, stress en weekendwerk." Met PEPPOL komen facturen onmiddellijk binnen bij zowel de ondernemer als de boekhouder.

Tot slot is e-facturatie via Peppol veiliger dan traditionele methoden. Het risico op fraude zoals spookfacturen, wordt aanzienlijk verminderd.

​Niet langer uitstellen

Registratie op het PEPPOL-netwerk hoeft geen hoofdpijn te zijn. "Bij Exact hebben we ervoor geopteerd om de registratie te combineren met een verificatie via itsme, omdat we dan zeker kunnen zijn dat de persoon die zich registreert wel degelijk de zaakvoerder is."

“Ik adviseer om niet te wachten tot december 2025”, zegt Geert. “Het gaat niet alleen om de registratie zelf, maar ook om de tijd die nodig is om mensen binnen de organisatie op te leiden, klanten en leveranciers op de hoogte te brengen, en nieuwe gewoontes te ontwikkelen.”

​Wil je meer weten over e-facturatie en hoe je hier eenvoudig zelf mee kunt starten?
Kijk dan op www.exact.benl/e-facturatie