Elk jaar in maart trekt Brussels Airport met een roadshow langs vijf Belgische steden. Een avond vol connecties met reisagenten en luchtvaartmaatschappijen samen onder één dak, gevolgd door netwerken met een drankje in de hand - en daarna een film met popcorn om de avond af te sluiten. En dit jaar was het een bijzondere editie, want Brussels Airport Roadshow vierde haar tienjarig bestaan.
Alle Kinepolis-bioscopen waren opnieuw volzet, met een wachtlijst. “We hebben eigenlijk een luxeprobleem,” lachen Houda Draouil en Alexane Allinckx, respectievelijk Market Development Manager en Market Development Specialist bij Brussels Airport Company. Het is een succesverhaal dat ontstaan is uit het diepgewortelde vertrouwen tussen Brussels Airport en Kinepolis Business.
Zonder reisagent geen passagier
Het doel van het event is dat Brussels Airport wil dat zoveel mogelijk reizigers via Zaventem vertrekken in plaats van via Schiphol of een andere buurluchthaven. En daarvoor heb je de hulp nodig van wie die reizen verkoopt: de reisagenten. "We zien dat meer dan 35% procent van alle passagiers die van Brussels Airport vertrekken ook via een reisagent zijn gepasseerd." Maar liefst één derde van de markt.
Met ‘reisagenten’ bedoelen ze geen klein, afgebakend groepje. Het gaat net zozeer over de grote namen uit de reissector, als over zelfstandige reiskantoren overal in België. “Het gaat om iedereen die een reis of vliegticket verkoopt, ongeacht of dat dat voor een zakenreis of een vakantiereis is,” legt Houda uit. Om die hele groep te bereiken, zette Brussels Airport zelfs een eigen Facebook-groep op, zodat reisagenten meteen weten welke bestemmingen trending zijn en welke nieuwigheden eraan komen.
Ben je fan van Seth Godin en Steven Bartlett *Podcast Diary of the CEO* ?
Allebei komen ze op 18 september naar Amsterdam Business Forum.
De Roadshow is de kers op de taart. Het is een avond waarop reisagenten en luchtvaartmaatschappijen elkaar persoonlijk ontmoeten. Ze informeren elkaar, al draait de avond vooral om inspireren en fun. “Een reisagent die zelf enthousiast is over een nieuwe bestemming, brengt dat enthousiasme over op zijn klanten,” zegt Alexane.
Eerst business, dan plezier
De eventformule bij Kinepolis werkt elk jaar opnieuw. “De reisagenten komen aan, worden verwend met
drankjes en hapjes en lopen vrij rond tussen de stands van de verschillende luchtvaartmaatschappijen. Elke airline heeft een eigen stand, en de reisagenten kiezen zelf welke ze bezoeken en in welke volgorde.”
Een uur later wordt er ook catering voorzien. De standen die werden ingezet om informatief te speeddaten maken nu plaats voor een walking dinner waarbij de reisagenten netwerken met collega’s uit de hele sector. “Dat is deel één van de avond.”
Daarna begint deel twee. Elk jaar wordt er ook een film gespeeld. Ofwel een nieuwe release, ofwel een klassieker. “Voor dit jubileumjaar lieten we de reisagenten zelf stemmen uit een shortlist van vijf filmtitels,” vertelt Alexane. Op alle vijf locaties viel de keuze op Mamma Mia!, de muzikale film vol bekende ABBA-hits.
Voor en na de film volgt een tombola en en wordt op het grote scherm een korte video getoond. “Dat is het moment waarop wij onze boodschap naar de reisindustrie overbrengen,” legt Houda uit. “We vertellen hen dan over nieuwe bestemmingen, luchtvaartmaatschappijen, nieuwe diensten, noem maar op. En het is vooral een manier om de reisagenten te bedanken.”
De juiste locatie en timing maken het verschil
De Roadshow trekt langs vijf locaties. Brussel, Hasselt, Antwerpen en Brugge vormen al jaren de vaste kern. Dit jaar voegde Brussels Airport daar samen met Kinepolis Business voor het eerst ook Luik aan toe. Vijf avonden, vijf regio's, telkens op maat van de mensen die er wonen en werken.
Reisagenten bedienen overdag tal van klanten en zitten dan ook vast aan bepaalde openingsuren. Om dan ’s avonds buiten de werkuren nog naar een evenement te trekken, vraagt een extra inspanning. Dat begrijpen Brussels Airport en Kinepolis Business maar al te goed. “Door de Roadshow regionaal te organiseren, bijvoorbeeld in Brugge voor de West-Vlamingen, hoeft niemand uren naar huis te rijden,” klinkt het.
Ook de timing is bewust gekozen. “Altijd op dinsdag of donderdag. Woensdag valt af omdat een deel van de mensen maar een halve dag werkt. Vrijdag valt af omdat mensen aan hun weekend willen beginnen,” aldus Houda. En de maand? Altijd maart. “Dat is tijdens het boekingsseizoen. Een heel belangrijk moment dus om met de reisagenten te communiceren.” Ook het weer is dan beter. “Al is té mooi weer dan ook weer niet ideaal,” lacht Alexane.
Waarom fysiek en waarom Kinepolis
Loont het vandaag de moeite om zo’n grootschalig evenement te organiseren? "Toch wel. In de reisindustrie is het echt een gewoonte om aanwezig te zijn op evenementen," klinkt het. En het verschil met een digitale nieuwsbrief is groot. "Je kunt wel een nieuwsbrief krijgen die vanuit Amerika komt, maar als je de sales representative van België spreekt, iemand die de markt écht kent, dan heeft dat veel meer impact dan een massamailing."
Dat Brussels Airport Company daarvoor al tien jaar bij Kinepolis Business aanklopt, is geen toeval. “Ons partnerschap voelt heel evident aan. Kinepolis is praktisch en overal in België aanwezig. Dat maakt het gemakkelijker: één partner voor vijf locaties. Technisch, organisatorisch, catering, externe partners: alles verloopt via hetzelfde kanaal.”
“Voor ons is het ook niet zo atypisch om in een cinemalocatie te zitten,” gaan de twee verder. “Het past perfect bij wat wij willen: een grote ruimte voor onze workshops en daarna het het ontspannend gedeelte met een film.”
Een samenwerking die elk jaar beter wordt
Bij Kinepolis Business is Tine De Buysser het vaste aanspreekpunt voor Brussels Airport. Dat is geen toeval: tien jaar lang coördineerde ze zelf events in Kinepolis Gent. Door die praktijkervaring groeide ze tot de rol van National Key Account Manager, een positie van waaruit ze alle Kinepolis-theaters door en door kent en klanten optimaal kan bedienen.
Zij weet precies wat er nodig is. Op de avond zelf brieft ze de eventcoördinatoren ter plaatse persoonlijk. Dat zijn mensen die de bioscopen van binnen en van buiten kennen. Waar mogelijk zet Kinepolis bij elk event dezelfde collega's in.
Die continuïteit loont. Zoals Tine het zelf verwoordt: "Wij kennen van heel veel klanten waar hun merk voor staat en wat de belangrijke items zijn van hun event. Tal van details die je als organisator niet altijd opmerkt en wij vanuit Kinepolis Business oog voor hebben." Zo weet Brussels Airport op voorhand dat hun event professioneel zal verlopen. Dat schept een band, maar vooral gemoedsrust.
De samenwerking werkt ook omgekeerd. Brussels Airport brengt zelf af en toe creatieve invallen in, zoals de verjaardagstaart dit jaar. "Op die manier blijven we van elkaar leren," besluit Tine.
(hier foto verjaardagstaart)
Een luxeprobleem als bewijs van succes
Hoe weet je nu of zo'n evenement écht werkt? Niet via een uitgebreide enquête achteraf, blijkt. “We doen dat niet meer, omdat we heel spontaan feedback krijgen van onze gasten,” vertelt Houda. En die feedback bleek overweldigend positief. “De afgelopen twee, drie jaar stegen de inschrijvingen voor alle locaties samen boven de duizend. Elke locatie zit steevast volzet, mét een wachtlijst. Dan weet je dat het werkt. We hebben nu echt een luxeprobleem,” lacht ze.
Die wachtlijst heeft ook een grappig neveneffect. Sommige reisagenten willen wel eens uitwijken naar een andere stad. Soms wil een reisagent uit West-Vlaanderen bijvoorbeeld uitwijken naar Antwerpen, om eens nieuwe mensen te leren kennen. Mag dat? “Zeker,” klinkt het. “Al blijven we fan van die regionale spreiding.”
"Iedereen kent de roadshows," sluiten de twee af. En na tien edities, vijf steden en een verjaardagstaart is dat misschien wel het grootste compliment dat je kunt krijgen.
Heeft het verhaal je geïnspireerd en wens je in contact te komen met Kinepolis Business?
Conctacteer ons via business.kinepolis.be
